Comptabilité financière et analytique

Selon les besoins de l’entreprise, le traitement de la comptabilité peut être très différent. Dans un grand service administratif, gérer des milliards nécessite un grand détail et des budgets fouillés. Pour une fiduciaire ou une régie, qui gère des centaines de clients, il s’agit de standardiser les plans de comptes, et de gérer les singularités. Dans un EMS ou une institution, la comptabilité est fréquemment normalisée sur des standards cantonaux, et doit intégrer les investissements et les comptes personnels. Dans une commune, organisée par dicastères et natures, les comptes et leurs budgets pourront être publiés, et exportés pour des statistiques nationales. La comptabilité de SAINET est dessinée pour gérer l’ensemble de ces besoins. Les présentations paramétrées, le choix de l’usage de certains modules, permet de disposer d’un outil comptable très performant et puissant, sans pénaliser la facilité du travail courant. La comptabilité permet par les outils d’analyses intégrés de disposer de tableaux de bord continus, adaptés, précis. Un outil essentiel pour le pilotage de l’entreprise. Les éléments forts de ce module : un usage adapté à la société, des visions multiples des résultats, une saisie rapide, des procé- dures qui garantissent fiabilité et qualité, des écritures de simulations et de transitoires qui permettent d’anticiper les besoins de l’entreprise.

Plans comptables avec visions multiples

Selon les besoins de l’entreprise, le plan comptable sera très différent. La souplesse du plan comptable permet de gérer avec une même facilité les diverses utilisations, qu’il y ait 50 ou 10’000 comptes. Les plans de regroupements, découlant du plan principal, permettent des multiples visions : vision résumée des résultats, présentation par nature, par département, organisation selon le plan comptable du groupe, selon une comptabilité cible devant recevoir un export.

Comptabilité analytique

Parallèle à la comptabilité financière, elle permet de couvrir une ventilation par département et centre de coûts, avec une organisation différente. Alimentée simultanément, elle comporte toutes les performances de la comptabilité financière : budgets et simulations, alimentation par ces comptabilités tierces, présentations personnalisées.

Budgets et simulations

Plusieurs versions de budgets, couplés aux écritures virtuelles et transitoires, permettent de suivre en temps réel la marche de l’entreprise, et de cibler des charges et recettes stratégiques. Les tableaux de bords qui en résultent, à disposition dans l’outil intégré d’analyse, permettent le pilotage de l’entreprise.

TVA et décomptes

Intégration dans les comptabilités tierces de la gestion complète de la TVA, y compris les éléments de refacturation permettant les décomptes officiels. En cas de TVA forfaitaire, le détail permet un meilleur contrôle.

Multi-monnaies et différences de change

Les fiduciaires (pour certains de leurs clients) et sociétés internationales et financières suivent leurs taux de change au quotidien, imputent les différences de change périodiquement. Historisation des taux des monnaies permet une saisie avec la valeur au jour le jour. Importation des cours sur depuis des serveurs de type Bloomberg ou interne au groupe.

Calcul des intérêts

Les sommes conservées en compte et les dettes produisent des intérêts. Ceux-ci sont calculés selon les méthodes directes, avec des taux différents selon les périodes. La génération directe des écritures d’intérêts permet la tenue régulière de comptabilités intégrant aussi cette partie importante de la finance.

Saisie des écritures rapide et en temps réel, saisie déportée

Saisir les écritures avec mise à jour des soldes en temps réel permet de connaitre immédiatement les dépassements de budgets, l’état des soldes, la balance. Les contrôles intégrés permettent une saisie déportée (dans une agence, chez un client de fiduciaire, dans un département). Selon les journaux de saisie, validation après compléments et corrections par le responsable. La saisie rapide avec un contrôle immédiat influe directement sur la productivité du service.

Transitoires

La gestion des transitoires périodiques (mensuelles, trimestrielles, annuelles) couplée à la saisie rapide permet une vision des résultats consolidés dynamique. Les écritures de simulation permettent, avec les transitoires, une vision prospective, de l’exercice en cours comme des exercices suivants.

Ventilations et répartitions

Pour les sociétés organisées en divers départements, la répartition des montants enregistrés sur des comptes globaux, est déterminante pour l’analyse. Un système souple permet l’éclatement des charges et recettes, en simulation et en valeurs effectives, à tout moment. Les restitutions et les outils d’analyse permettent d’exploiter ces répartitions en temps réel. Utile dans les comptabilités financières, analytiques, par projet.

Editions officielles

Grand-livre, bilan et pertes et profits, comparaisons budgétaires, récapitulations par classes, présentations selon les standards du groupe sont les piliers d’une comptabilité. La qualité visuelle des présentations (avec les styles de la société et ses logos) participent à l’image de marque de la société et de ses organes de contrôle. Ces documents sont archivés dans la GED (gestion électronique des documents) et accessibles en tous temps.

Editions paramétrées et analytiques

En sus des documents ‘classiques’, chaque entreprise peut dessiner ses documents personnalisés et les adapter aux exigences du groupe. Référencés dans un catalogue interne, basés sur une présentation ‘maison’ (styles et logos) , ces documents disposent les budgets et leurs diverses versions, les années précédentes, les ratios, en lien avec l’activité de l’année. Les récapitulations par regroupements permettent une vision particulière de l’activité de la société. Ces documents constituent le tableau de bord essentiel de la société. Ces derniers peuvent également être stockés dans la GED.

Multiples sociétés et consolidations

Une fiduciaire qui gère 500 clients, une régie qui tient les comptabilités de 300 immeubles, un groupe qui comporte 10 succursales, ou une société qui gère aussi ses fondations, utilisent tous de multiples sociétés (ou domaines). Chacune comporte ses propres caractéristiques (plan comptable, multi-monnaie, connexions aux autres logiciels). Par le biais de consolidation et l’utilisation de regroupements, les différentes comptabilités sont consolidées par secteur, par groupe et au niveau global.

Liens aux autres chaînes

La comptabilité est le socle financier de l’application. Elle reçoit toutes les écritures de comptabilités tierces : salaires avec ventilations par départements, gestion des mandats et des chantiers, débiteurs et facturation, gestion des fournisseurs, import d’autres systèmes de gestion.

Contrôle des accès par secteurs du plan comptable

Dans les structures départementales, des sections du plan sont autorisées selon les secteurs et la hiérarchie. Chaque responsable gère ainsi lui-même ses budgets, ses comptes et ses activités, sans risque pour le collectif, et en se consacrant uniquement aux comptes qui le concernent.

Analyses et tableaux de bord

L’outil intégré d’analyses et de présentation graphique, exploitant en temps réel les comptes et les écritures de simulation, permet de piloter l’entreprise. Le décideur décide lui-même des requêtes, isole les données essentielles, les met en évidence, et alimente les rapports bureautiques avec les résultats.

Gestion électronique des documents (GED)

Dans une comptabilité, la GED est un composant essentiel : elle conserve tous les documents sources des écritures (les factures envoyées et reçues, les attestations, les bons internes). Elle conserve tous les documents édités, bilans avant et après simulations, comparaisons au jour le jour, et permet ainsi de tracer les évolutions et changements. Elle permet le contrôle par l’historisation sur plusieurs années des documents. Enfin elle permet la recherche et l’analyse des éléments stockés.

Procédures et workflows, outils pour la qualité et la fiabilité

La gestion des procédures, intégrée dans la solution, est étroitement liée aux travaux réguliers ou de clôture. Elle permet un suivi d’alertes sur les dépassements de budgets, sur des échéances de documents à transmettre. Tout le travail effectué dans la comptabilité, en particulier les étapes importantes, sera piloté par des procédures internes et pourra être tracé. Par cette organisation en procédures, la qualité et la fiabilité de la comptabilité est garantie.

Import/export / Liens aux autres systèmes

Lors du démarrage d’une nouvelle solution, les outils d’import permettent de reprendre rapidement les données précédentes, avec des tests de reprise, et d’adaptation des règles de correspondance. La comptabilité peut servir aussi de pivot avec d’autres systèmes comptables dans le groupe, et les outils d’import / export paramétrés permettent des échanges réguliers.