Chaque bénéficiaire, chaque dossier :
une histoire complète.

Le dossier social est le CRM de sai Care : la gestion des dossiers permet d’enregistrer et de suivre dans le temps toutes les données et l’histoire des bénéficiaires, unités d’allocation et personnes. Le dossier conserve les liens inter-personnes et historise les informations passées, l’archivage les préservant sur le long terme. C’est la même logique de dossier que le CRM de sai, configurée pour l’action sociale.

Le journal de vie, partie vivante du dossier

Le journal de vie suit tous les événements marquants : ouverture, courriers, entretiens, téléphones, commentaires, alertes, clôture, archivage. Il permet la transmission du dossier aux collègues et la gestion des urgences, et met en relation les intervenants du service, leurs actions et leurs prestations avec les usagers. Chaque événement comporte une échéance pour agender l’action suivante, et le journal est protégé par un système d’accès selon les métiers et les services.

Une base d’adresses centralisée

Toutes les adresses sont déclarées une seule fois, puis reprises par connexion dans toutes les bases : dossiers, intervenants, fournisseurs, médecins, gérances, services sociaux cantonaux, comptables, contacts. Cette gestion centralisée contrôle les redondances, évite les doubles saisies et donne une vision globale des liens interpersonnels.

Le dossier, endroit unique, et ses documents

Le dossier est l’endroit unique pour tout savoir sur les unités d’allocation, avec chaque bénéficiaire de l’unité individualisé. Les documents produits (rapports, courriers) et entrants (certificats, attestations, décisions) y sont attachés, accessibles selon les droits de chacun. On y trouve les coordonnées, les bénéficiaires, le budget de fonctionnement, le budget d’allocations, l’historique, les objectifs et les synthèses. La GED conserve et retrouve tous ces documents.

Budgets mensuels et comptabilité personnelle

La gestion des budgets mensuels établit les ressources détaillées à verser, les répète de mois en mois en tenant compte des évolutions, effectue les paiements et alimente la comptabilité personnelle et celle du service. Cette comptabilité, connectée à chaque personne (parents, enfants, colocataires), est consolidée au niveau de l’unité d’allocation pour une vision analytique des charges et recettes. Les prestations des intervenants et les factures à charge des dossiers l’alimentent, afin de connaître les coûts effectifs, les soldes de dettes et les montants à facturer.

Refacturation, débiteurs et fournisseurs

Connectée aux débiteurs et aux fournisseurs, la comptabilité du dossier reçoit la facturation des recettes et des charges, par facturations automatiques périodiques ou ponctuelles, avec retour des éléments comptables dans le compte de chaque dossier et paiements automatiques par e-banking. Elle permet la refacturation aux offices nationaux, assurances, offices de tutelle et parents, et le suivi de la dette personnelle. Un système de calcul intégré budgète les charges, allocations, bourses et prêts, et planifie les paiements périodiques, repris dans le journal de vie.

Décomptes, analyses et statistiques officielles

Les outils d’analyse et les listes paramétrables produisent des statistiques (totaux, graphiques), et toutes les données des dossiers permettent une exploitation analytique, exportable vers Word et Excel. Surtout, un système d’extraction alimente les organismes officiels (OFS, ODAS, OFAS), les communes et les cantons qui demandent ces chiffres. La comptabilité de chaque unité d’allocation et personne est conservée dans le temps, pour connaître et analyser la dette sociale, par individu ou par catégorie.

Sur le terrain, avec Application mobile des intervenants

Le dossier social ne reste pas au bureau : avec le module Application mobile des intervenants, les intervenants y accèdent et l’alimentent directement sur le terrain. Le tout s’inscrit dans le secteur action sociale et handicap de sai Care, paramétrable au profil exact de votre organisation.