Politique générale de protection des données

SAI ERP Sàrl est responsable des traitements décrits dans cette politique.

SAI ERP Sàrl
Av. de la Gare 2, CP 916, 1920 Martigny
IDE : CHE-115.015.850
Contact : admin@sai-erp.net

Nous n'avons pas désigné de conseiller à la protection des données. La LPD ne l'exige pas pour notre activité.

Cette politique s'applique aux données que nous traitons pour notre propre compte. Elle concerne :

• les interlocuteurs de nos clients et de nos prospects ;
• les visiteurs de notre site sai-erp.net ;
• les personnes qui nous écrivent, prennent rendez-vous ou s'abonnent à notre newsletter ;
• les interlocuteurs de nos fournisseurs et partenaires.

Lorsque SAI ERP Sàrl héberge ou maintient sai pour un client, elle traite les données de ce client pour son compte, en qualité de sous-traitant. Ce traitement est régi par l'Accord relatif au traitement des données conclu avec chaque client.

• Prospection et relation client. Notre outil de gestion de la relation client enregistre le nom, le prénom, la fonction, l'organisation, les numéros de téléphone et l'adresse e-mail professionnelle de nos interlocuteurs. Nous y notons aussi le résumé de nos échanges : rendez-vous, appels, e-mails, intérêt pour nos produits. Ces données servent à suivre nos prospects, à préparer nos offres et à accompagner nos clients.
• Facturation et comptabilité. Pour nos clients, notre logiciel de gestion sai enregistre la raison sociale, l'adresse de facturation, la personne de contact, les contrats, les factures et les paiements. Ces données servent à facturer, à suivre les paiements et à tenir notre comptabilité.
• Support. Nous enregistrons les coordonnées des personnes qui nous adressent une demande et l'historique de nos échanges. Ces échanges passent par notre outil de support, par e-mail ou par visioconférence. Les données de nos clients contenues dans ces demandes relèvent de l'Accord relatif au traitement des données.
• Formulaire de contact. Le formulaire demande votre prénom, votre nom, votre e-mail professionnel, votre secteur, un sujet et votre message. Le téléphone est facultatif. Ces données servent uniquement à vous répondre. Le formulaire les transmet par e-mail à notre messagerie. Vous recevez un accusé de réception à l'adresse indiquée. Un contrôle anti-robot de Google (reCAPTCHA) protège le formulaire contre les envois automatiques.
• Prise de rendez-vous. Nos boutons de démonstration ouvrent le service de réservation Calendly. Calendly enregistre les données que vous y saisissez et nous les transmet pour organiser le rendez-vous.
• Newsletter. Nous utilisons votre adresse e-mail pour vous envoyer nos actualités. Nous utilisons aussi votre nom et votre organisation si vous nous les avez donnés.
• Visite du site. Notre hébergeur enregistre des journaux techniques : adresse IP, date et heure, page demandée, type de navigateur. Ces journaux servent à la sécurité et au bon fonctionnement du site. Nous mesurons aussi l'audience du site (article 9).
• Fournisseurs. Nous traitons les coordonnées de nos interlocuteurs chez nos fournisseurs et partenaires. Elles servent à passer commande, à payer et à suivre nos contrats.

Nous traitons vos données de manière licite, de bonne foi et proportionnée, comme l'exige la LPD.

Lorsque le RGPD s'applique, nos traitements reposent sur l'une des bases suivantes :

• l'exécution d'un contrat, ou la préparation d'une offre à votre demande ;
• le respect d'une obligation légale, notamment comptable ;
• notre intérêt légitime : répondre aux demandes, sécuriser notre site, mesurer son audience et présenter nos produits à des organisations ;
• votre consentement, notamment pour la newsletter. Vous pouvez le retirer à tout moment.

La LPD vous donne notamment les droits suivants.

• Droit d'accès (art. 25 LPD) : vous pouvez savoir si nous traitons des données vous concernant, et en obtenir une copie.
• Droit à la remise ou à la transmission (art. 28 LPD) : vous pouvez obtenir les données que vous nous avez fournies dans un format électronique courant.
• Droit de rectification (art. 32 LPD) : vous pouvez faire corriger des données inexactes.
• Droit à l'effacement et droit d'opposition (art. 32 LPD) : vous pouvez demander l'effacement de vos données ou vous opposer à un traitement. Une obligation légale de conservation peut s'y opposer.
• Retrait du consentement : vous pouvez retirer à tout moment un consentement donné.

L'exercice de ces droits est gratuit. Nous répondons dans un délai de trente jours. Nous pouvons vérifier votre identité avant de répondre.

Vous pouvez aussi vous adresser au Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT), sur www.edoeb.admin.ch. Lorsque le RGPD s'applique, vous pouvez également saisir l'autorité de protection des données de votre pays.

Vos demandes s'adressent à :

Seuls nos collaborateurs qui en ont besoin accèdent à vos données. Ils sont tenus au secret.

Nous confions certains traitements aux sous-traitants suivants :

• Google Cloud EMEA Limited, Dublin (Irlande) : Google Workspace, pour la messagerie, les documents et la visioconférence ;
• Hetzner Online GmbH (Allemagne) : hébergement de nos outils internes, dont notre outil de gestion de la relation client, notre logiciel de gestion et de facturation, notre outil de support, notre messagerie interne et notre coffre-fort de mots de passe ;
• Infomaniak Network SA (Suisse) : hébergement du site sai-erp.net ;
• Google : mesure d'audience (Google Analytics) et protection du formulaire de contact (reCAPTCHA) ;
• Calendly LLC (États-Unis) : prise de rendez-vous ;
• Talarian, éditeur de l'extension Yet Another Mail Merge : envoi de la newsletter depuis notre messagerie ;
• Anthropic Ireland, Limited, Dublin (Irlande) : Claude, assistant d'intelligence artificielle, pour la rédaction et l'analyse de documents. Anthropic n'utilise pas ces données pour entraîner ses modèles.

Chacun de ces sous-traitants s'engage par contrat à protéger vos données.

Nous communiquons des données à une autorité seulement si la loi nous y oblige.

Certaines données sont traitées hors de Suisse :

• en Allemagne, chez Hetzner ;
• en Irlande, chez Google, qui peut aussi les stocker dans ses centres de données hors d'Europe ;
• aux États-Unis, chez Google LLC et Calendly LLC ;
• chez Anthropic, dont l'infrastructure est répartie dans plusieurs pays, notamment aux États-Unis.

L'Allemagne et l'Irlande offrent un niveau de protection adéquat au sens de la LPD. Google LLC et Calendly LLC sont certifiées au Swiss-U.S. Data Privacy Framework. Le Conseil fédéral reconnaît ce cadre comme adéquat. Pour tout autre transfert, nous utilisons des clauses contractuelles types reconnues par le PFPDT. C'est le cas chez Anthropic, dont l'accord de traitement des données comprend ces clauses et leur addendum suisse.

Nous vous envoyons notre newsletter seulement avec votre accord, ou si vous êtes déjà client.

Nous l'envoyons depuis notre messagerie Google Workspace, avec l'extension Yet Another Mail Merge. La liste des destinataires reste dans nos documents Google. L'extension peut mesurer l'ouverture des messages et les clics sur les liens.

Chaque envoi contient un lien de désinscription. Vous pouvez aussi écrire à admin@sai-erp.net.

Nous pouvons contacter des organisations pour leur présenter sai. Vous pouvez vous y opposer à tout moment. Nous respectons alors votre refus durablement (article 11).

Un cookie est un petit fichier que le site dépose dans votre navigateur. Notre site en utilise peu.

• Mesure d'audience. Google Analytics dépose les cookies _ga et _ga_*, conservés jusqu'à deux ans. Ils nous indiquent les pages consultées, la durée des visites et le type d'appareil. Google Analytics n'enregistre pas votre adresse IP. Nous ne croisons pas ces statistiques avec d'autres données.
• Formulaire de contact. reCAPTCHA observe votre utilisation de la page de contact pour distinguer un humain d'un robot. Google peut déposer des cookies à cette occasion.
• Configurateur de prix. Un cookie technique mémorise votre code d'accès pendant douze heures.
• Stockage local. Certaines pages, dont le configurateur de prix, mémorisent vos choix dans votre navigateur. Ces informations restent sur votre appareil. Nous n'y avons pas accès.

Les réglages de votre navigateur vous permettent de refuser ou de supprimer les cookies. Google propose aussi un module de désactivation de Google Analytics : tools.google.com/dlpage/gaoptout.

Nous protégeons vos données par des mesures techniques et organisationnelles adaptées aux risques.

• Seuls les collaborateurs qui en ont besoin accèdent aux données.
• Nos collaborateurs sont tenus au secret, y compris après la fin de leur contrat.
• Chaque collaborateur utilise un compte personnel.
• Les échanges avec notre site sont chiffrés (HTTPS).
• Nous choisissons nos prestataires pour leurs garanties de sécurité.

Une violation de la sécurité des données peut entraîner un risque élevé pour vous. Dans ce cas, nous l'annonçons au PFPDT, comme l'exige l'article 24 LPD. Nous informons aussi les personnes concernées lorsque c'est nécessaire.

Nous conservons vos données aussi longtemps que leur finalité l'exige. Nous les effaçons ou les anonymisons ensuite.

• Pièces comptables : dix ans (art. 958f CO).
• Correspondance et coordonnées de nos clients et prospects, y compris les demandes reçues par le formulaire de contact : pendant toute la relation, puis dix ans après le dernier échange (délai de prescription, art. 127 CO). Ensuite, nous effaçons les données de la personne. Nous gardons seulement les informations sur son organisation.
• Refus d'être contacté : si vous nous demandez de ne plus vous contacter, nous gardons votre nom, votre adresse e-mail et votre organisation avec cette mention. Cette liste sert uniquement à respecter votre refus.
• Newsletter : jusqu'à votre désinscription.
• Statistiques Google Analytics : quatorze mois au plus.
• Journaux techniques du site : notre hébergeur les supprime automatiquement.

Une procédure judiciaire ou une obligation légale peut justifier une conservation plus longue.

Nous pouvons modifier cette politique. La version publiée sur cette page fait foi. Sa date figure en tête de page. Nous informons nos clients des changements importants.

Pour toute question relative à vos données, écrivez-nous :

Cette politique est en vigueur depuis le :