Salaires

La paie est au cœur de l’entreprise. Elle représente l’essentiel des coûts, génère des bulletins à destination des employés chaque mois, alimente un fort trafic financier. Les responsables RH et financiers, les chefs de secteurs et les collaborateurs eux-mêmes peuvent bénéficier des informations issues de ce module.

Les bulletins de salaire participent à l’image de l’entreprise : clarté des renseignements, communications régulières, qualité de présentation. Les collaborateurs sont régulièrement au courant de leur propre situation.

L’intégralité des documents (certificats, contrats, attestations), attachés aux dossiers permettent aux responsables RH de répondre rapidement aux demandes des services.

La ventilation des chiffres par départements, par nature de charge et secteurs permettent aux chefs de secteurs de comprendre le fonctionnement et d’anticiper. Ils peuvent consulter les dossiers de leurs propres collaborateurs. Par les accès Web, les sites distants sont accès informés.

Les simulations, les calculs des provisions permettent aux responsables financiers de visualiser le futur proche et plus lointain des besoins en liquidités. Les comparaisons budgétaires sont effectuées en continu, sur plusieurs mois ou années.

Dossier de l’employé, pivot des informations et documents

Le dossier de l’employé contient toutes les informations nécessaires à la paie : salaires, fonctions, enfants, imputations à divers secteurs ou départements. Ces données, historisées, permettent une vision dans le temps du dossier. Accompagné des documents GED (certificats, contrat de travail, conventions, documents officiels des assurances et des caisses), connectés directement à la donnée correspondante, le dossier comprend en un seul endroit la totalité de ce qu’il faut savoir. Un système de droits permet de rendre certaines informations  confidentielles. Ce dossier peut être complété du données du module RH : historiques (recrutement, études, emplois antérieurs, formations), entretiens, qualifications périodiques, rapports internes.

Bulletin de salaire, outil de communication

La qualité de présentation du bulletin participe à l’image de marque de l’entreprise. Le bulletin, mis en page pour chaque société, permet de donner le détail des informations du mois écoulé par ses libellés propres à chaque cas : détail des heures supplémentaires, plages de vacances prises, motifs d’absence, nom des enfants pour les allocations familiales. Les remarques en pied de bulletins permettent de passer un message commun. Les soldes sont indiqués : soldes des vacances, solde des heures à récupérer. En cas de paiements sur des comptes multiples, chaque paiement est détaillé (office des poursuites, 2ème compte,  pension alimentaire).  La transmission sécurisée par e-mail du bulletin permet d’éviter les frais d’envoi et de papier.

Mise à disposition des dossiers aux responsables

Le système des salaires peut sortir du bureau des RH : un système de droits permet aux chefs de services de voir seulement leurs employés, avec les données non confidentielles. Accéder en temps réel aux dossiers permet d’éviter les erreurs, d’effectuer des statistiques, de prendre des décisions immédiatement, sans attendre une disponibilité des RH ou du service informatique. Tous les outils d’analyse et de GED sont disponibles et permettent la compréhension complète des dossiers.

Calculs étendus pour le pilotage de l’entreprise et la communication

Le calcul des salaires sert bien sûr à disposer des données des salaires, allocations, déductions officielles. Il sert aussi d’outil d’information détaillé aux employés, et à l’analyse des coûts actuels et à provisionner. Calcul de primes, de bonus, charges patronales, provisions 13ème, provisions vacances et charges sur provisions, versements anticipés, solde des vacances, solde des 13èmes : ventilés par département, ces informations permettent un tableau précis des liquidités dans le temps, y compris sur plusieurs années.

Simulations et budgets

Afin de disposer de prévisions les plus exactes, les simulations utilisent les données des employés, leurs salaires à venir et leurs affectations, avec un plan de calcul différencié. En chargeant des vecteurs pour l’année à venir (salaires des cadres plus trois pourcents par exemple), on disposera des valeurs précises des salaires et charges associées, permettant de créer un budget réaliste.

Documents officiels et personnalisés

Déjà normé Suva, AVS, et LPP, le système édite tous les documents obligatoires : listes AVS, LPP, Suva, décomptes annuels individuels, récapitulatifs. Tous ces documents sont conservés dans la GED, visibles au cours des années, et à disposition des organes de contrôle. En adhérant à la nouvelle norme Swissdec 3, le système disposera du système d’échange des données informatisées, évitant ainsi les documents papiers, les listes à double et les erreurs. Par la personnalisation des documents, le responsable RH dispose de listes, décomptes et analyses propre à son entreprise.

Comptabilités financière, analytique, mandats

Les salaires et charges sociales représentent l’essentiel des charges de l’entreprise : la qualité de leur imputation dans les comptabilités financières et analytiques est déterminante pour le pilotage de l’entreprise. Un employé peut travailler régulièrement sur plusieurs départements et occasionnellement sur d’autres. Les salaires, heures supplémentaires, frais et les charges liées sont exactement répartis sur chacun des départements, et permettent la comparaison aux budgets.

Connexions : recrutement, prises de temps, notes de frais

Le module salaire est ouvert en import : connexion aux variables provenant des systèmes de prise de temps, données provenant du recrutement, liens avec des bases de données internes à la société. Les applications Web de saisies des temps et notes de frais peuvent alimenter directement la base des variables salaire. Le module permet aussi l’export : base RH centralisée, export des données par employé et département en format Xml, alimentation de bases de projets avec les temps.

Gestion des temps

Le module SAINet de gestion des temps est nativement connecté aux salaires. D’autres systèmes peuvent être connectés grâce au module d’import/export. Les temps peuvent être saisis dans le monde entier, validés dans des centres régionaux, et centralisés dans le service RH. Chaque employé peut saisir ses données, les vérifier, les visualiser après correction par les responsables de secteur. Chaque responsable voit uniquement ses dossiers.

Décomptes et analyses, tableaux de bord

Tous les chiffres provenant des salaires ou des données des personnes sont à disposition dans l’outil d’analyse : évolutions des salaires, comptages par nationalités et métiers, ratios de charges par type d’activité ou de département. Le responsable RH et de secteurs disposent de ces données et peuvent les retravailler. Les extractions dans la bureautique (Word, Excel) permettent de réutiliser tous les données pour des rapports et communications.