Chaque facture fournisseur,
payée au bon moment.

La comptabilité fournisseurs de sai Finances assure une gestion en temps réel des fournisseurs et des créanciers, en intégration complète avec les modules financiers : comptabilité financière et analytique, comptabilité personnelle, suivi de mandats et de projets, gestion des chantiers et bons de travaux. Saisie des factures et des paiements, ordres de paiement automatiques, conditions de paiement, décomptes TVA et multi-sociétés : tout est réuni.

Une saisie riche

Un masque de saisie très complet permet d’enregistrer un grand nombre de renseignements statistiques ou de gestion (renseignements divers, codes de regroupement, conditions de paiement, codes pour ordres de paiement automatiques, langue). Vous pouvez aussi attribuer plusieurs coordonnées bancaires à un même fournisseur.

Une saisie différée et assistée

Saisie des factures, notes de crédit et extournes avec ventilation pour une mise à jour différée : vous corrigez ou annulez une opération jusqu’à la synchronisation. En cours de saisie, vous consultez les comptes, l’historique, le journal et les conditions de paiement. L’aide à la saisie ventile un montant global, recherche vos factures les plus anciennes et propose des escomptes selon la date et les conditions. Les mises à jour peuvent se faire en temps réel.

Des ordres de paiement automatiques

Les ordres de paiement et les avis détaillés vous sont proposés automatiquement. Vous pouvez les éditer en tout temps, par exemple pour les bloquer temporairement ou à long terme. Par le biais d’une liste de contrôle, vous comptabilisez vos paiements automatiquement.

Consultation et conditions de paiement

La consultation des factures, des paiements et des postes ouverts se fait globalement ou par compte. Vous visualisez le chiffre d’affaires mensuel ou cumulé par compte et comparez les exercices. La gestion des conditions de paiement est complète : jusqu’à 5 types d’escomptes par condition selon le délai, et les échéances de rappels 1, 2 et suivants (en jours, fin de mois ou non).

Analyses et statistiques d’achats

Des statistiques par période et par année permettent d’analyser précisément les achats par fournisseur ou par groupe de fournisseurs, et de comparer l’évolution en francs et en pourcentage avec les années précédentes. De quoi piloter les achats et négocier sur des faits.

Bons de travaux et chaîne Régie

La gestion des bons de travaux peut être intégrée à la chaîne Régie. L’édition paramétrée du bon de travail autorise une présentation libre et adaptée à vos besoins, et le suivi est assuré par la facturation. Le module se relie ainsi à la régie immobilière et à la gestion de chantier.

Décompte TVA

La gestion complète de la TVA est étroitement liée à la comptabilité générale. Les comptes d’imputation (charges et achats) sont contrôlés selon le code TVA de base saisi au niveau du plan comptable. Les pourcents récupérables sont gérés, tout comme la comptabilité multi-adhérents. La saisie des montants se fait avec TVA incluse ou hors TVA.

Publipostage et multi-sociétés

La création de listes ou de lettres paramétrées, avec filtres ou regroupements par fournisseur, génère automatiquement des documents pré-remplis. Vous n’êtes pas limité dans le nombre de sociétés tenues : vous travaillez avec des fichiers fournisseurs communs, et les options de saisie (multi-monnaies, TVA) sont définies par société pour éviter toute complexité inutile sur les structures simples.

Reprise et GED

La reprise, complète ou partielle, des comptabilités fournisseurs porte sur les fichiers de base, les cumuls annuels, l’historique, les postes ouverts et les journaux ; un cadrage par date évite d’écraser le travail en cours, et la reprise fonctionne dans les deux sens. Enfin, comme pour les autres modules, la GED conserve factures, décomptes, relevés et rappels entrants, recherchables facilement. Pour les durées de conservation, le module se complète avec l’archivage et le droit à l’oubli.

Pour les gros volumes : le scan des factures

Lorsque le nombre de factures fournisseurs augmente, la saisie devient le goulot d’étranglement. Le module de scan de factures fournisseurs prend le relais : numérisation en masse, lecture intelligente des QR codes et intégration directe dans cette comptabilité fournisseurs. Les champs essentiels (numéro de facture, IBAN, fournisseur, montant) se remplissent automatiquement, les anomalies sont détectées, et vos équipes ne traitent plus que les exceptions. La plupart des organisations qui adoptent la comptabilité fournisseurs y ajoutent naturellement le scan en masse.