Un compte par dossier.
Chaque franc retracé.

La comptabilité personnelle permet de gérer les allocations, les dettes, les bourses et les prêts d’une personne ou d’une famille. La dette d’origine, les compléments d’aides ou d’allocations constituent les crédits octroyés ; les remboursements, amortissements et dons viennent les diminuer. Le détail des dépenses (loyers, achats, caisse maladie) donne le fonctionnement précis de chaque compte personnel.

Trois réalités, un même module

Dans un EMS ou une institution, on tient les dépenses courantes (coiffeur, médicaments, argent de poche) et les versements mensuels : c’est le journal de caisse du client. Dans l’action sociale, le détail des dépenses liées au budget de l’assisté permet de connaître la masse de la dette d’assistance et d’analyser, par commune ou par service, les types de dépenses par type d’assisté. Dans une gestion de bourses ou de prêts, la comptabilité du boursier débute avec l’octroi du prêt initial et se termine au dernier remboursement, l’historique permettant de connaître à tout moment le solde de la dette.

Connexion aux dossiers

La comptabilité personnelle est généralement connectée aux dossiers. Toutes les données nécessaires à la compréhension du dossier et de son histoire sont paramétrées à l’implantation : données personnelles, parenté, cursus scolaire et professionnel, contraintes budgétaires, étapes (ouverture, demande, acceptation, compléments, clôture) et intervenants.

Intervenants et prestations valorisées

Les collaborateurs font partie intégrante du système : leurs prestations sont valorisées et peuvent être portées sur les comptes des dossiers, par type de charges (prestations médicales, conseils, assistance, formation). Chaque intervenant dispose d’accès limités aux dossiers, selon des droits déterminés par son métier, sa hiérarchie et son secteur d’activité.

Plan de rubriques et gestion des budgets

Chaque dossier est une comptabilité individuelle bâtie sur un plan de rubriques unique, paramétré au départ et correspondant aux charges et recettes d’une comptabilité financière ; le solde donne la dette. On construit librement classes, groupes, sous-groupes et rubriques pour permettre une analyse croisée fine : connaître par exemple le loyer type par âge du bénéficiaire, ou la masse des dettes par profil. L’attribution d’un budget par dossier et par rubrique permet de suivre en temps réel les dépenses, la dette et les restants dus.

Connexion aux comptabilités de l’ERP

La comptabilité personnelle est directement connectée à toutes les comptabilités : lors d’une saisie en comptabilité financière, les comptabilités analytique et personnelle sont alimentées en parallèle. La facturation débiteurs alimente les recettes, la facturation fournisseurs les charges, avec retour des éléments comptables dans le compte de chaque dossier.

Budget de la dette et opérations automatiques

La connexion au système de salaires et dettes calcule budgets et dettes selon les critères du dossier et les règles du service. Au-delà du budget, le système génère périodiquement les paiements ou versements : paiement direct DTA, interfaces vers d’autres comptabilités, ou ordres de paiement dans les fournisseurs. Les résultats remontent dans les pages du dossier, historisés, et déclenchent au besoin des factures débiteurs.

Connexion à la paie : le coût effectif

Les variables provenant de la paie chargent la comptabilité personnelle à partir de l’activité des collaborateurs (heures effectuées et valorisées, heures supplémentaires, frais). On connaît ainsi le coût effectif d’un dossier, charges internes de l’entreprise incluses.

Documents, décomptes et analyses

Les documents font partie intégrante du suivi : la GED associe les pièces entrantes (factures, décomptes, frais, certificats) aux écritures et conserve les documents produits. Comme une comptabilité personnelle n’a pas de limite dans le temps, l’interrogation ciblée produit le décompte exact d’un dossier, daté. L’ensemble des comptabilités produit des analyses par type de dossier et de charges ou recettes, sous forme de totaux et de graphiques, exportables vers Word et Excel.