De la préinscription au quotidien,
les parents en autonomie.

Le portail parents de sai DayCare offre aux familles un accès web directement relié aux autres modules de sai. Il s’articule en deux parties : un portail de préinscription, par lequel les familles entrent, et un portail de communication, riche de nombreuses fonctionnalités. Il s’adresse aux structures d’accueil de l’enfance, aussi bien en préscolaire (crèches, garderies) qu’en extrascolaire et parascolaire (UAPE, AES).

Le portail de préinscription

La préinscription est réalisée par le parent à travers le portail relié à sai. Il renseigne les informations de base sur l’enfant, communique les données des intervenants (adresse, revenus mensuels pour le calcul de la facturation) et précise les besoins de fréquentation (jours et horaires souhaités) ; en échange, il peut obtenir une estimation du prix de pension. Il met en ligne les documents nécessaires à l’inscription (assurances, certificats, fiches de salaire). À l’envoi, le parent reçoit une quittance par mail, l’administration est notifiée sur son tableau de bord (et par mail en option), et un dossier de l’enfant est créé automatiquement en statut « En préinscription ». Des données complémentaires sur d’autres pages du dossier sai peuvent être définies lors de l’analyse initiale du déploiement.

Le portail de communication

Le portail de communication réunit un ensemble de fonctionnalités, que le réseau active ou non pour l’ensemble des parents, à n’importe quel moment. Elles se répartissent en quatre familles.

Famille et enfants

• Nouvel enfant. Annonce d’une nouvelle demande d’inscription, sans repasser par le portail de préinscription.
• Données des enfants. Visualisation et modification de certaines informations liées à l’enfant : nom, date de naissance, état du dossier, carnet de vaccination.
• Intervenants. Annonce de la personne autorisée à venir chercher l’enfant.
• Bon à avoir. Mise à disposition des informations clés de l’institution : règlement, formulaires, liens utiles.

Santé et soins

• Santé. Indiquer à la structure quels médicaments doivent être administrés à l’enfant sur une période d’un à plusieurs jours.
• Allergies et alimentations proscrites. Annonce des allergies de l’enfant et des aliments qu’il ne peut pas manger.
• Vaccination. Transmission des différents vaccins que l’enfant a reçus.
• Prise de médicaments. Annonce des médicaments à prendre ponctuellement, avec retour de l’équipe encadrante sur le moment où le médicament a été donné.
• Médecin. Accès à tout moment au nom et au numéro de téléphone du médecin pédiatre de l’enfant.

Au quotidien

• Agenda. Consultation simple et visuelle de l’agenda de l’enfant, pour toute la période d’inscription.
• Présences irrégulières. Choix des plannings irréguliers selon les périodes mises à disposition par la structure.
• Présences de vacances. Demandes de garde pour les périodes de vacances à venir.
• Supplément. Demande de dépannages motivés hors contrat de base ; l’administration répond positivement ou non selon les disponibilités du planning.
• Retards. Annonce en temps réel d’un retard pour venir récupérer l’enfant.
• Absences. Annonce des absences, courtes ou longues (vacances, maladie…) ; l’administration consulte les saisies et agit le cas échéant.
• Journal de vie. Accès aux faits marquants de la journée de l’enfant, saisis par le personnel encadrant ou l’administration.
• Communiquer. Transmission d’informations ou de questions au réseau ou directement aux structures.
• Activités. Inscription de l’enfant ou de la famille aux événements (fêtes, sorties, soirées de parents), avec incidence éventuelle sur la facturation.
• News. Actualités du réseau : soirées de parents, nouvelles directives, demandes de renouvellement.

Administratif et contrats

• Contrats. Visualisation des fréquentations actuelles et passées de l’enfant.
• Signature du contrat digital. Les parents signent digitalement un contrat qui fait foi devant la loi.
• Factures. Suivi des échéances, des paiements comptabilisés, des factures ouvertes et de l’historique ; factures disponibles en PDF.
• Liste d’attente. Souhait d’un changement de fréquentation, en indiquant la date souhaitée et le nouveau planning.
• Renouvellement. En période de renouvellement, l’administration sollicite les parents pour valider ou renouveler des informations, très utile en parascolaire (UAPE, AES).
• Résiliation de contrat. Le parent dispose des articles de résiliation et y met fin via un template qu’il autogénère, imprime, signe, scanne et remonte dans le portail.
• Accompagnement du parent. Le parent est guidé dans ses choix dès qu’il entre dans une fonctionnalité, ce qui diminue très fortement la charge cognitive.

L’administration garde le dernier mot

Pour chacune de ces fonctionnalités, l’administration peut être avertie par un mail dès qu’une donnée est remplie par les parents. Et même si les données sont en grande partie saisies par les familles, l’administration a toujours le dernier mot : elle peut modifier toute information, et un traçage indique qui a modifié la donnée en dernier. Le portail s’inscrit dans le secteur accueil préscolaire et extrascolaire, sert aussi le parascolaire, s’appuie sur la facturation des prestations, et se complète avec SosJack pour les remplacements de dernière minute.