Tous les acteurs de la régie, sur un même portail.

Donner aux acteurs clés d’une régie un accès web simple, partout et à tout moment : c’est la vocation de ce portail. Propriétaires, copropriétaires, direction, gestionnaires, techniciens, collaborateurs administratifs, fournisseurs et locataires y trouvent, chacun selon ses droits, les informations et les documents qui les concernent. En toute transparence : l’espace propriétaire est disponible aujourd’hui, les autres espaces figurent sur notre feuille de route.

Disponible aujourd’hui : le portail propriétaire

Le propriétaire est le principal client de la régie. Lui proposer un portail riche en données crée un lien supplémentaire avec la gérance et facilite de nouvelles acquisitions. Par un simple accès web, le propriétaire consulte et valide en mobilité les données et les états que la gérance met à sa disposition. La porte d’entrée est un dashboard qui présente les statistiques sur l’état de son patrimoine.

Le détail des immeubles, des objets et des baux

Chaque immeuble est consultable individuellement : adresse, propriétaire, début de mandat, date et valeur d’achat, date de construction et de rénovation, typologie (logements, locaux commerciaux, caves, arcades, parkings, niveaux), données techniques (cadastre, parcelles) et documents d’assurance. Les intervenants assignés (gérant, concierge) sont référencés avec leurs coordonnées. Les écritures immeubles affichent l’ensemble des produits et des charges : date, fournisseur, détail, montant et facture téléchargeable en PDF. Les objets loués sont détaillés (type, étage, nombre de pièces, surface), avec le locataire et les informations de bail (entrée en vigueur, échéance, mois de renouvellement et de résiliation), le loyer et les charges. Les objets non loués sont signalés avec la date de début de vacance.

Des documents à jour, exportables sous Office

Écritures immeubles, décompte propriétaire, bouclement des locations et états locatifs sont disponibles en PDF, à jour jusqu’au dernier trimestre. L’essentiel des documents est exportable vers Office ou OpenOffice à la volée. À chaque nouvel événement, un e-mail est envoyé pour ne rien manquer, en accédant directement à la webapp.

Sur la feuille de route : copropriétaires, collaborateurs et locataires

Plusieurs espaces sont planifiés. Pour les copropriétaires (PPE) : documents officiels (règlement, convocations et procès-verbaux d’assemblées générales, comptes, décomptes de chauffage, répartition des frais, budgets, part aux comptes pour la déclaration d’impôt, plans, police d’assurance), factures d’acomptes et état des paiements, état du fonds de rénovation et comparatif des charges. Pour la direction, les gestionnaires, les techniciens et les collaborateurs de terrain : une webapp utilisable sur tablette pour consulter les dossiers d’objets, de locataires et de locations, saisir les remarques et les actions, et gérer les urgences, les demandes des locataires, le planning et les rendez-vous. L’état des lieux sur tablette simplifiera l’entrée et la sortie : évaluation pièce par pièce (comme neuf, usure normale, défaut), photos et vidéos annotées, frais forfaitaires ou au pourcentage, récapitulatif signé par les parties, clôture verrouillée et envoi d’un PDF par e-mail.

Un espace locataire pour fluidifier la vie de l’immeuble

Toujours sur la feuille de route, l’espace locataire permettra de déclarer un incident (lieu, élément concerné, description, photos ou vidéos, niveau d’urgence) et d’adresser des demandes libres. Le locataire accédera à son dossier et à son bail (entrée, échéance, renouvellement, délai de résiliation), à ses documents (bail, règlements, modes d’emploi), à ses factures de loyer et décomptes de chauffage avec les échéances et les éventuels rappels, ainsi qu’à une tuile de contacts. Conçu pour les régies de Suisse romande, ce portail réunira, à terme, tous les acteurs de l’immobilier autour d’un même outil, dans le respect de la nLPD.