Vos équipes ne sont pas des secrétaires.
Chaque appel de parent leur coûte
20 minutes qu’elles n’ont pas.

Dans une crèche, une UAPE ou un réseau parascolaire, la journée commence avant même que les portes s’ouvrent. Et entre deux activités, les téléphones sonnent. « Mon fils sera absent vendredi. » « Est-ce que vous avez bien noté l’allergie de Léa ? » « J’ai changé d’adresse, comment je vous transmets ça ? ». Ce n’est pas méchant. Ce n’est pas exceptionnel. C’est simplement chronophage, et évitable.

Le portail de communication parents de sai DayCare a été conçu pour ça : donner aux familles un espace sécurisé pour gérer elles-mêmes les informations courantes, sans que vos équipes aient à jouer les intermédiaires. Vos éducatrices s’occupent des enfants. Vous, vous gardez le contrôle total sur les données.

La plupart des structures d’accueil de Suisse romande sont bien gérées. Les équipes sont compétentes, les procédures sont claires. Et pourtant, une part significative du temps administratif est absorbée par des tâches qui n’ont aucune valeur ajoutée : noter un retard sur un post-it, ressaisir une info médicale communiquée par téléphone, retrouver le formulaire d’absence papier de la semaine passée.

Ces micro-frictions, multipliées par le nombre de familles, créent une charge diffuse que personne ne mesure vraiment, jusqu’à ce qu’on l’automatise et qu’on réalise combien de temps on récupère.

Chaque fonctionnalité est activable ou désactivable par votre administration, selon le fonctionnement propre de votre structure. Vous n’êtes pas obligé de tout activer d’un coup. Voici ce que ça change concrètement au quotidien.

• 01 News, Informations à toutes les famillesPublication d’actualités et de messages importants à l’ensemble des parents du réseau, sans passer par des emails en masse ou des affichages papier.
• 02 Journal de vie, Le retour de la journéeL’équipe saisit sur tablette les moments marquants de la journée. Les parents les consultent le soir. Plus besoin de courir au bureau pour demander « comment s’est passée sa journée ? »
• 03 Annonce de retard, Zéro stress à 17h45Le parent signale son retard en deux clics depuis son téléphone. Une alerte s’affiche immédiatement sur la tablette des éducatrices. Fini les appels en panique depuis les transports publics.
• 04 Absences, Courtes et longues duréesSignalement d’une absence ponctuelle (maladie) ou prolongée (vacances). L’administration accède immédiatement à l’information dans le planning.
• 05 Suppléments et dépannages, Gestion des besoins exceptionnelsLe parent demande des heures supplémentaires de garde. L’administration répond selon les disponibilités du planning, sans échange téléphonique.
• 06 Messagerie, Un canal unique, traçableLes parents envoient leurs questions directement au réseau d’accueil. Plus de messages WhatsApp personnels, plus de bouts de papier au vestiaire.
• 07 Intervenants autorisés, Sécurité à la sortieLes parents indiquent les personnes autorisées ou non à venir chercher l’enfant. L’équipe dispose de l’information à jour, visible en temps réel.
• 08 Santé de l’enfant, Dossier médical structuréMaladies chroniques, traitements à long terme, précautions. Les informations sont saisies une fois, consultables par toute l’équipe autorisée.
• 09 Prise de médicaments, Instructions précises, sans risqueSignalement d’un médicament ponctuel avec dosage et horaires. Fini les notes manuscrites qui se perdent dans les sacs ou sur le frigo de la salle du personnel.
• 10 Vaccination, Carnet de santé numériqueDéclaration des vaccins reçus, consultable à tout moment par l’administration en cas de contrôle ou d’urgence sanitaire.
• 11 Allergies et alimentation, Sécurité à tableListe des allergies connues et des aliments à éviter. Accessible aux équipes cuisine et encadrement. Mise à jour par le parent si la situation évolue.
• 12 Contrats, Transparence sur les fréquentationsLes parents consultent leur contrat et leur état de fréquentation. Ils peuvent demander des modifications, mises en liste d’attente avant traitement. Moins de malentendus sur les heures contractuelles.
• 13 Suivi des factures, Plus d’appel pour savoir « si la facture est arrivée »Accès aux échéances, aux factures payées et ouvertes, à l’historique complet. Téléchargement en PDF à tout moment.
• 14 Résiliation du contrat, Un processus cadré, sans tensionConsultation des conditions de résiliation, génération du formulaire, signature, scan et renvoi via le portail. Rien ne se perd.
• 15 Enfants irréguliers, Présences gérées par les parents, dans un cadre définiLes parents annoncent eux-mêmes leurs jours et plages horaires selon les règles de la structure. L’administration est dégagée du traitement manuel des présences futures. L’occupation est optimisée sans effort supplémentaire.

C’est la question que posent toutes les directrices lors de la démo : « Si les parents saisissent les données, est-ce que c’est eux qui ont le dernier mot ? » Non. Et c’est un point non négociable pour nous.

Concrètement : pour chaque fonctionnalité activée, vous pouvez paramétrer une notification email qui vous alerte dès qu’une donnée est saisie. Vous validez, corrigez si nécessaire, et la donnée est intégrée. Vous gardez la main, vous gagnez du temps.

Pour aller plus loin sur le sujet, lisez notre article : Application crèche et garderie pour les parents, pourquoi les structures mettent-elles un portail à disposition ?