La scène est familière dans beaucoup d’organisations romandes. Le 1er du mois, la responsable RH ouvre son fichier Excel de suivi des heures. Elle attend les récapitulatifs des chefs d’équipe. Certains arrivent par e-mail, d’autres sur papier, un manager a encore oublié de valider les absences maladie de la semaine passée. Il faudra relancer. Compter. Recompter. Et espérer que les totaux seront bons avant la paie.
Ce n’est pas une question de compétence. C’est une question d’outil. sai People a été conçu pour que ce processus, déclaration, validation, calcul, clôture, se passe sans effort manuel, sans perte d’information, et sans que la RH doive courir après personne.
Pourquoi Excel finit toujours par coûter plus cher qu'un logiciel
Excel n’est pas mauvais. Il est simplement inadapté à un processus multi-acteurs où les données changent en permanence. Un fichier partagé, c’est une donnée de référence qui appartient à tout le monde, et donc à personne. La version de lundi n’est plus la bonne le jeudi. Le manager a modifié sa colonne sans prévenir. L’administration a reçu deux fichiers différents pour le même service.
Le coût réel ne se voit pas dans un budget ligne, il se voit dans les heures de la responsable RH, dans les erreurs de paie qui génèrent des corrections, dans les frictions entre managers et employés autour des soldes de vacances qui « ne tombent pas juste ».
Ce que dit le terrain : Une organisation de 40 à 80 collaborateurs avec une gestion des temps sous Excel consacre en moyenne 2 à 3 jours-personne par mois à la consolidation, au contrôle et à la correction des données de temps et d’absences. Avec sai People, ce même processus tombe à quelques heures.
« On pensait qu'on n'était pas assez grands pour un logiciel de temps. En réalité, on était trop petits pour se permettre de continuer avec Excel. »
Comment sai People gère le cycle complet des temps et absences
Le module Temps & Absences de sai People couvre l’intégralité de la chaîne, de la déclaration de l’employé jusqu’à la clôture mensuelle validée par l’administration. Voici comment ça fonctionne concrètement.
Le dossier de l'employé, la source de vérité
Chaque collaborateur dispose d’un dossier unique, structuré, daté. Contrat, taux d’activité, historique d’absences, soldes : tout est au même endroit. L’administration peut ajouter des pages ou des champs à n’importe quel moment sans perdre les données existantes.
La planification, agendas et événements
Les plannings couvrent les présences, les absences longues et les vacances. L’affichage type agenda rend la lecture immédiate. Un collaborateur peut voir son planning sur son téléphone. Son manager peut voir celui de toute son équipe d’un coup d’œil. Un export vers Outlook est disponible pour ceux qui veulent garder leurs habitudes calendrier.
Les événements, ponctuels ou récurrents
Chaque absence, chaque heure supplémentaire, chaque demande de vacances passe par un événement catégorisé. Les catégories alimentent les statistiques et les calculs de décomptes automatiquement. Rien n’est perdu. Rien n’est à ressaisir ailleurs.
« Avant, on avait un classeur Excel par service, plus un fichier de consolidation. Depuis sai People, la responsable RH valide les décomptes directement dans le logiciel. La clôture de février, on l'a faite en deux heures au lieu d'une journée et demie. »
Les décomptes : du calcul nocturne à l'accord final
C’est là que sai People fait la différence avec les outils généralistes. Le cycle de validation des décomptes est entièrement automatisé, chaque acteur reçoit une notification au bon moment, sans que personne n’ait à relancer manuellement.
Le portail self-service : ce que l'employé gère lui-même
Le portail RH est 100% web, accessible depuis n’importe quel navigateur, sur ordinateur, tablette ou smartphone. Aucune application à installer. L’employé s’y connecte comme il consulte ses e-mails.
Il est fortement recommandé, en particulier pour le badgeage et les demandes d’absences. Il responsabilise les collaborateurs et accélère les validations. La hiérarchie peut toutefois saisir pour un employé si nécessaire, par exemple pour un collaborateur sans accès informatique régulier.
Via le portail, chaque collaborateur accède à son dossier, voit ses soldes de vacances et d’heures en temps réel, déclare ses absences selon les droits qui lui sont accordés, saisit ses heures ou badge, et consulte ses fiches et certificats de salaire (avec le module Salaire sai People).
Ce que ça change pour chaque rôle dans l'organisation
Les questions que posent les RH avant de se décider
Oui. Si vous n’utilisez pas le module Salaire sai People, une interface paie-portail transfère les données et documents nécessaires vers votre outil existant. L’implémentation de cette interface est gérée par l’équipe sai lors du déploiement.
La plupart des organisations sont opérationnelles en quelques semaines : cadrage des besoins, reprise des données existantes, paramétrage des règles RH, formation des équipes, accompagnement jusqu’à la première clôture autonome. L’équipe sai reste disponible au-delà du démarrage.
Oui. Toutes les données sont hébergées en Suisse. Le paramétrage des types d’absences et des règles de calcul est aligné avec le Code des obligations et les conventions collectives de travail (CCT) courantes en Suisse romande. sai ERP Sàrl est basé à Martigny, VS.
Oui. sai People permet d’exporter toutes les vues et listes vers Excel en un clic. Vous gardez vos habitudes d’analyse, mais la donnée de référence reste dans le logiciel, propre, à jour, et partagée par toute l’organisation.
Pour aller plus loin, consultez notre page : sai People, le SIRH complet pour les organisations de Suisse romande.
Ou contactez directement Didier Waldmeyer : dw@sai-erp.net · +41 27 563 01 20
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