La crise du COVID-19 a bouleversé le fonctionnement des crèches et des structures extrascolaires. De nombreuses institutions ont dû faire preuve d’agilité pour adapter leurs processus, notamment en matière de facturation. C’est dans ce contexte que sai s’est révélé indispensable.
Le contexte de la crise sanitaire
Le COVID-19 a entraîné la fermeture des crèches et garderies dans plusieurs cantons suisses. Dans le canton de Vaud, un arrêté cantonal a imposé la fermeture des structures d’accueil dès le 18 mars pour une durée indéterminée. Cette mesure est restée en vigueur jusqu’au 27 avril, date à laquelle une réouverture progressive a commencé. Ce n’est que le 11 mai que les activités ont repris à 100 %. Face à ces circonstances, la direction de la structure a adapté sa politique de facturation au fur et à mesure.
Le fonctionnement du système de facturation
La structure applique une facturation anticipée : les prestations du mois de mars sont facturées dès la mi-février, avec une échéance au 1er mars. La facturation automatisée repose sur un paramétrage initial défini avec la direction, qui comprend :
- Les créneaux horaires utilisés (matin, sieste, après-midi).
- Les prestations facturables (journée, dépannage, couches, etc.).
- La gestion du rétroactif (par exemple les jours supplémentaires entre le 16 et le 28 février).
- Les règles de majoration ou de rabais (fratrie, adaptation, enfants non inscrits).
Le système applique ces règles à chaque facturation mensuelle, en tenant compte des modifications de fréquentation ou des services exceptionnels.
Les décisions durant la fermeture
Le 17 mars, la structure a fermé ses portes ; les factures de mars avaient déjà été envoyées. Le 20 mars, la direction décide de générer les factures d’avril pour simplifier le traitement futur des remboursements. Fin avril, la situation se clarifie : la direction choisit de ne pas facturer les prestations non fournies et remboursera les familles pour les périodes du 18 mars au 26 avril (ou jusqu’au 10 mai selon les cas). Deux décisions sont prises : les familles paient intégralement les factures de mars et avril, et les remboursements seront déduits lors de la facturation de juin. La facturation de juin comprendra donc le remboursement partiel de mars, le remboursement total ou partiel d’avril, la facturation de mai (selon la fréquentation réelle) et la facturation de juin.
Le mode « Urgence », un atout clé
sai a introduit un mode « Urgence » permettant aux crèches et garderies de gérer facilement les imprévus. En cas de fermeture soudaine, ce mode permet d’adapter la planification et de calculer automatiquement les présences exceptionnelles, facilitant les remboursements ou les ajustements.
La page « secteur », clé de voûte de la facturation
La structure applique une facturation mensualisée et constante, quel que soit le calendrier des vacances ; mais en cas de périodes exceptionnelles, sai permet un calcul au prorata des jours ouvrables. C’est dans la page « secteur » du dossier de l’enfant que l’on gère la fréquentation et la facturation : la direction définit chaque période en activant ou désactivant les créneaux correspondants (fréquentation normale, créneaux désactivés pendant la fermeture, retour partiel, nouvelle fréquentation). sai analyse ces données sur trois mois et applique automatiquement les règles de remboursement et de facturation.
Des résultats concrets
Grâce à sai, la structure a traité la facturation de 50 familles en moins de quatre heures. Deux factures, devenues négatives en raison du départ d’enfants, ont été traitées manuellement avec émission de notes de crédit. Avant sai, la facturation mensuelle prenait une demi-journée avec de nombreuses manipulations manuelles ; désormais, l’équipe génère, vérifie et envoie les factures par e-mail en seulement 45 minutes. sai ne se contente pas de gérer les temps normaux : il s’adapte aussi avec souplesse et précision aux situations de crise, pour une gestion réactive, fiable et transparente envers les familles.