Prendre soin des bénéficiaires dans le domaine de l’action sociale.

sai Care est le logiciel pour les acteurs de l’action sociale qui s’occupent de personnes en situation de handicap. Comme l’ensemble des produits sai, il s’appuie sur un corpus commun : identification des utilisateurs, gestion fine des droits, aide contextuelle, notes libres (textes, images, fichiers) sur n’importe quel enregistrement, workflows et procédures métiers personnalisables.

À cela s’ajoutent la génération de vues et de listes, l’export Office, un système de templating, la gestion des tâches automatiques, la configuration personnalisée, les fiches d’enregistrement, la gestion multi-sociétés et un dashboard paramétrable.

Le dossier du bénéficiaire est le pilier du CRM. Des thèmes et des pages paramétrables le constituent, en coordination avec les autres modules. Certaines pages sont uniques, d’autres multiples ou datées. Le système conserve toutes les données et les utilisateurs les exploitent selon leurs besoins.

Le dossier contient l’historique de chaque bénéficiaire, son environnement et les intervenants associés : dates des contacts, suivi des dossiers et des événements notables, carnet d’adresses centralisé, connexion aux modules financiers, RH et portails.

Le gestionnaire dispose de toutes les pages nécessaires au bon traitement des données : journal de bord collaboratif, rapports allant de simples descriptions administratives à des suivis méthodologiques complexes. Au-delà de la simple génération de courriers, sai intègre une création et modification de documents par glisser-déposer, en lien direct avec Microsoft Word, pour concevoir des modèles personnalisés (lettres types, listes, fiches, étiquettes, statistiques, rapports), ajoutables aux documents officiels et modifiables à tout moment.

La mise en place de flux dépend de la situation ou de l’état du dossier. Les utilisateurs décrivent toutes les étapes de la vie du bénéficiaire et les attribuent à des rôles, avec un suivi détaillé via les pages, le journal de bord et les rapports. Le journal de bord regroupe des événements paramétrables (incidents, accidents, hospitalisations) avec une notion de temporalité garantissant une traçabilité complète ; en cas de changement de date de retour, le système peut générer automatiquement un e-mail aux acteurs concernés.

L’utilisateur définit aussi des prestations (par exemple un atelier à places limitées) avec comparaison en temps réel des places restantes, statuts et dates d’acceptation : une prestation acceptée s’intègre automatiquement dans les plannings, une prestation refusée reste en attente, et les données de la demande initiale sont conservées.

Tous les intervenants internes ou externes (médecin, assistant socio-professionnel, ergothérapeute, responsable administratif, etc.) sont référencés dans une base d’acteurs centralisée. sai permet plusieurs acteurs de même type, en conserve l’historique dans une table unique à rôles multiples (un acteur peut être à la fois père, tuteur et médecin), et permet de mutualiser les acteurs entre les sites en ne rendant visibles que certaines informations.

Le planning, de type agenda, intègre les besoins spécifiques du bénéficiaire (rendez-vous, prestations). Une fois réalisés, ces événements s’ajoutent automatiquement à son journal, offrant une vision complète des prestations passées et à venir. L’agenda est partageable avec le bénéficiaire et le lieu concerné, et consultable en mobilité par sujet, période ou bénéficiaire.

De multiples ressources s’intègrent à la planification : acteurs, salles de réunion, ateliers, résidences, lieux d’accueil de jour, bus. La gestion centralisée optimise leur utilisation, évite les conflits et alimente la facturation.

Les admissions sont conservées sous forme de dossiers simplifiés : traçabilité des inscriptions, statistiques, anticipation des arrivées, départs et mutations, mise à jour des listes d’attente. Une demande validée devient un dossier effectif.

La comptabilité personnelle gère le budget de chaque bénéficiaire (allocations, subventions, revenus, dépenses catégorisées) avec rapports adaptés et accès sécurisé pour les encadrants et les tuteurs légaux, dans le respect des obligations réglementaires.

Côté terrain, le badgeage des bénéficiaires (tablette ou smartphone) gère présences et activités en temps réel et alimente la facturation. Le personnel accède au dossier (informations de base, intervenants, planning, santé), au journal de bord et au planning court, moyen et long terme. Pour les employés itinérants, l’application alimente le calcul du salaire (trajets, validation des rendez-vous) et optimise les itinéraires.

sai dispose d’un portail web pour les personnes extérieures à l’institution (bénéficiaires, entourage, tiers payants), avec un déploiement adapté à chaque client. Un portail de demandes d’admission conserve les dossiers simplifiés et édite statistiques et prévisions ; un portail demandeur permet aux bénéficiaires et aux tiers payants une gestion évoluée des missions personnelles ponctuelles.

Le système d’archivage générique et de compilation centralisée gère les périodes de rétention et garantit la conformité avec les lois en vigueur, souvent spécifiques selon les bénéficiaires accompagnés. L’utilisateur applique deux niveaux d’archivage : niveau 1, suppression des données sensibles ; niveau 2, anonymisation des informations personnelles identifiables. La fiche d’enregistrement permet de récupérer toutes les données, documents inclus, au format zip. Un mécanisme de signature électronique horodate automatiquement les PDF générés pour en garantir l’intégrité.

La facturation suit un plan paramétré lors du déploiement, relié à la planification théorique et effective des prestations du bénéficiaire (avec rétroactif). Les utilisateurs visualisent et saisissent les factures débiteurs en complément de la génération automatique, les éditent, les envoient par e-mail ou les impriment, et tout s’intègre à la comptabilité financière et analytique. La gestion couvre les débiteurs, les postes ouverts (encaissement manuel ou automatique des QR-factures), les rappels et les notes de crédit.

Le suivi des fournisseurs gère les créanciers et leurs adresses de paiement, l’automatisation des ordres de paiement, les conditions de règlement, les clés de répartition financière et analytique, et le scanning en masse des factures. La paie s’appuie sur le plan de salaire Swissdec, génère les bulletins (transmissibles par e-mail), les paiements au format XML ISO 20022 et les certificats de salaire officiels suisses. La comptabilité générale, financière et analytique couvre plan comptable, écritures, bilan, grand livre, budgets et comparaisons annuelles.

Les modules RH couvrent tout le parcours du collaborateur : dossier employé (identité, contrats multiples, présences, situation familiale et fiscale, assurances LPP/AVS/CAF, impôts à la source, salaires, compétences et formations), planification et décompte des temps, gestion des absences, vacances et incapacités, et portail employé en self-service.

La gestion électronique des documents (GED) est décentralisée : documents entrants et sortants liés au métier, à la finance et aux RH, déposables n’importe où dans l’application, indexés pour une recherche rapide, avec processus de transmission, notifications par e-mail et droits basés sur les pages. Un second niveau de GED permet le scanning en masse des factures fournisseurs.